7 levinumat viga üritusruumi rentimisel – kuidas vältida kalleid vigu

Kiire ülevaade: Levinumad vead üritusruumi rentimisel on seotud mahutavuse alahindamise, lisatasude mitte küsimise ja lepingutingimuste tähelepanuta jätmisega. Lisaks alahinnatakse sageli ruumi seadmise ja koristamise aega, eeldatakse ekslikult tehnika olemasolu ning tehakse otsus ainult esmase hinnapakkumise põhjal. Neid vigu saab vältida põhjaliku eelkontrolliga.

Üritusruumi rentimine tundub olevat lihtne ülesanne – leia ruum, maksad raha, üritust saab hakata korraldama. Kahjuks näitab praktika, et paljud korraldajad teevad samu vigu, mis lõpevad eelarve ületamise, stressi ja halvimal juhul isegi ürituse ebaõnnestumisega.

Kui soovid põhjalikku ülevaadet kogu ruumivaliku protsessist, loe ka: Kuidas valida õige ürituskoht 2025 (uuendatud 2026).

Eestis on üle 2,500 üritusruumi, kuid õige valiku tegemine nõuab rohkemat kui ainult Google’is otsimist ja esimese sobiva variandi broneerimist. Iga viga võib maksma minna sadu või isegi tuhandeid eurosid – ja mis kõige halvem, mõned vead saab parandada alles siis, kui on juba hilja.

Selles artiklis käsitleme 7 kõige levinumat viga, mida ürituse korraldajad teevad ruumi rentimisel ning jagame praktilisi nõuandeid, kuidas neid vältida.

👉 Vaata kohe üle 1,800+ kontrollitud üritusruumi Eestis

---

Miks vead üritusruumi rentimisel maksavad kallilt?

Isegi väike viga planeerimises võib põhjustada:

• Rahalist kahju: Ootamatud lisatasud võivad suurendada eelarvet 30-50%
• Logistilist stessi: Vale asukoht või ebapiisav mahutavus tekitab viimasel hetkel paanika
• Mainekahju: Ebaprofessionaalne ürituskorraldus mõjutab teie mainet ja külaliste kogemust
• Ajakulu: Probleemide lahendamine viimasel hetkel võtab aega teiste oluliste ülesannete arvelt

Viga #1: Mahutavuse alahindamine

Miks “mahub küll” ei ole piisav

Üks kõige sagedasemaid vigu on eeldada, et kui ruumil on maksimaalne mahutavus 100 inimest, siis 90 külalisega üritusel on kõik mugav. Reaalsus on kaugel sellest.

Miks see on probleem:

Ruumi mahutavus sõltub suuresti sellest, kuidas ruum on paigutatud. Kui saalis on lauad ja toolid, võib tegelik mugav mahutavus olla 30-40% väiksem kui ruumi teoreetiline maksimum. Samuti:

• Lavaala ja tehnika võtavad ruumi
• Catering ja baarilaud vajavad eraldi ala
• Garderoob ja puhverala vähendavad kasutatavat pinda
• Liikumisruumi peab jätma (külalised ei seisa kogu aeg paigal)

Kuidas vältida:

1. Küsi konkreetset mahutavust planeeritava paigutuse jaoks – kui on vaja laudu, siis küsi mahutavust laudade seadistusega bankett stiilis, mitte teatri stiilis
2. Lisa 10-15% puhver – ära planeeri täismahutavusele, jäta varu
3. Nõua ruumiplaani – visualiseeri, kuidas külalised ja mööbel ruumi mahuvad
4. Külasta ruumi enne üritust – pildid võivad eksitada

Praktiline näide:

Ruum, mille mahutavus on 100 inimest (teatri stiilis):

• Bankett stiilis laudadega: ~60-70 inimest

• Kokteil stiilis (seistes): ~80 inimest

• Konverentsi stiilis laudadega: ~50-60 inimest

Päästeamet rõhutab, et rahvakogunemiste puhul tuleb arvestada ka ruumi tegeliku evakuatsioonivõimekusega, mitte ainult teoreetilise mahutavusega. Ülerahvastatus võib takistada evakuatsiooni ning suurendada turvariski. Soovitame alati kontrollida maksimaalset lubatud inimeste arvu ka vastavalt Riigi Teataja ohutusnõuetele.

Mahutavuse planeerimise põhimõtteid käsitleme põhjalikumalt ka artiklis: Kuidas valida õige ürituskoht.

👉 Filtreeri ruume mahutavuse järgi

Viga #2: Lisatasude mitte küsimine

Rendihind pole kunagi kogu lugu. Paljud ruumid reklaamivad madalat tunnihinda, kuid varjavad olulisi lisatasusid.

Peamised peidetud kulud

Standardsed lisatasud:

• Koristustasu: 50-200 eurot (olenevalt ruumi suurusest)
• Tehnika rent: Projektor 30-80€, helitehnika 100-300€, valgustus 150-500€
• Personal: Tehniku tunnihind 25-50€, turvamees 20-35€/h
• Üleajatasu: 50-100% tavahinnast pärast kokkulepitud aega

Harvem mainitud kulud:

• Parkimistasud: Kui ruum asub kesklinnas, võib parkimine lisada 200-500€
• WiFi: Mõned ruumid küsivad külaliste interneti eest eraldi
• Catering kohustus: Oma toidu toomise keeld ja kohustuslik koostöö ruumi partneriga
• Deposiit: 20-50% rendihinnast, mis tagastatakse hiljem
• Lõppkoristus: Kui ei jäta ruumi algsesse seisundisse

Kuidas vältida:

• ✓ Küsi kogu hinnakiri kirjalikult – ära usu suulisi lubadusi
• ✓ Täpsusta, mis on hinna sees ja mis tuleb lisaks
• ✓ Kontrolli tühistamistingimusi – deposiidi tagastamine
• ✓ Küsi minimaalset broneerimis aega – sageli on see 4-6 tundi, isegi kui vajad 2h

Ka TTJA juhib tähelepanu sellele, et teenuse osutaja peab esitama tarbijale kogu hinna läbipaistvalt ning varjatud lisatasud ei tohi ilmneda alles hiljem. Seetõttu tasub üritusruumi rentimisel küsida kirjalikku hinnakirja koos kõigi võimalike lisakuludega.

Viga #3: Asukoha ja ligipääsu ignoreerimine

Odav ruum linna äärelinnas võib tunduda hea pakkumine – kuni hakkad mõtlema, kuidas külalised sinna jõuavad.

Mida arvestada asukoha valikul

Ligipääsetavus:

• Kas ruum on kergesti leitav? (Google Maps märgistus, selged viidad)
• Kas ühistransport peatub lähedal?
• Kas parkimiskohti on piisavalt ja tasuta/tasulised?
• Kas ruumini pääseb vajadusel ratastooliga? (lift, kaldtee)

Logistika:

• Kui kaugel on lähim hotell? (oluline kaugelt tulevatele külalistele)
• Kas läheduses on restorane/kohvikuid kuhu minna pärast üritust?
• Kas varustuse sisse- ja väljaviimine on mugav? (laadimisala, lift)

Praktiline kontroll:

Kriteerium	Küsimus ruumi omanikule	Ohutu vastus
Parkimine	Mitu parkimiskohta on saadaval?	Vähemalt 50% külaliste arvust
Ühistransport	Kui kaugel on bussipeatus?	Max 300m kaugusel
Ligipääs liikumispuudega inimestele	Kas ruum on täielikult ligipääsetav?	Lift + WC + sissepääs
Aadress	Kas aadress on Google Maps’is õigesti märgitud?	Jah + täpne sissepääs

Külaliste kogemus on oluline: Isegi kui ürituse sisu on suurepärane, halb asukoht jätab negatiivse mulje. Inimesed mäletavad, kui nad pidid 30 minutit kulutama parkimiskoha leidmisel või ringi ekseldes ruumi otsima.

Äripubliku puhul on asukoht veelgi kriitilisem – loe lähemalt: Ettevõtte ürituse korraldamine: praktiline juhend edukaks sündmuseks.

Viga #4: Tehnika eeldamine – “Seal on ju projektor” probleem

“Ruumi kirjelduses seisis, et AV-tehnika on olemas” – see on üks enim kuuldud vabandusi, kui üritusepäeval selgub, et projektori kasutamine maksab lisaks 100 eurot.

Mida tähendab “tehnika on olemas”?

Paljud ruumid väidavad, et neil on täielik AV-tehnika, kuid tegelikkuses võib see tähendada:

Tasuta kaasas:

• Projektor (seinal kinni, kuid HDMI-kaabel tuleb ise tuua)
• Mikrofon (1 tk juhtmega, juhtmeta maksab lisaks)
• Helisüsteem (baastaseme kõlarid, mitte konverentsi kvaliteet)

Lisatasu eest:

• Tehniku teenus (projektor on olemas, kuid keegi peab seda seadistama)
• Täiendavad mikrofonid
• Valgustus (värvilised LED-tuled, laser projektor)
• Otseülekande (Live streaming) varustus

Kuidas vältida:

1. Küsi täpset varustuse nimekirja – milline projektor, mitu mikrofoni, mis tüüpi helisüsteem
2. Kontrolli kaasnevaid teenuseid – kas seadistamine on hinna sees?
3. Testi tehnikat enne üritust – varu aeg tehniliseks prooviks
4. Küsi ühilduvuse kohta – näiteks MacBook vs HDMI vs USB-C
5. Paki varuvariant – oma adapter, juhtmed, isegi oma kaasaskantav projektor väikestele üritustele

Viga #5: Lepingutingimuste mitte lugemine

Lepingut pole kunagi liiga igav lugeda. Eriti siis, kui rääkida summadest, mis ulatuvad tuhandetesse eurodesse.

Mida lepingus kontrollida

Tühistamistingimused:

• Kui palju aega enne on võimalik, ilma karistuseta, tühistada?
• Mis juhtub deposiidiga tühistamise korral?
• Kas force majeure (ootamatu sündmus) on kaetud?

Vastutus:

• Kes vastutab ruumis tekitatud kahjude eest?
• Kas ruum on kindlustatud?
• Mis juhtub, kui tehnika läheb katki ürituse ajal?

Kasutuspiirangud:

• Millised tegevused on keelatud? (tulešõud, dekoratsioonide kinnitamine seinale)
• Kas alkoholi müümine on lubatud? (mõned ruumid nõuavad litsentsi)
• Millised on müra piirangud? (oluline kontsertidel, öistel üritustel)

Ajaline paindlikkus:

• Kui palju varem saab siseneda ruumi valmis seadmiseks (setup)?
• Kui kiiresti pärast ürituse lõppu peab ruumi vabastama?
• Mis juhtub, kui üritus kestab planeeritust kauem?

Praktiline näpunäide: Tee lepingule märkmed või esita küsimused enne allkirjastamist. Kui midagi on ebaselge, küsi – hiljem on liiga hilja.

Viga #6: Ajakava alahindamine – seade ja koristus

Paljud korraldajad broneerivad ruumi täpselt nii kauaks, kui kaua üritus kestab. See on suur viga.

Mida tähendavad seade ja koristus?

• Seade: Aeg, mis kulub ruumi ettevalmistamiseks – lauad, toolid, dekoratsioonid, tehnika
• Koristus: Aeg pärast üritust – koristamine, varustuse demonteerimine, ruumi algsesse seisundisse tagastamine

Reaalne ajakava 4-tunnise ürituse jaoks:

Faas	Kestus	Kirjeldus
Seade	2-3 tundi	Mööbli paigutamine, dekoratsioonid, tehnika testimine
Üritus	4 tundi	Tegelik üritus
Koristus	1-2 tundi	Koristamine, varustuse kokkupanek, ruumi kontrollimine
KOKKU	7-9 tundi	Tegelik broneerimisaeg

Kuidas planeerida:

• ✓ Lisa 2-3 tundi enne ürituse algust seade jaoks
• ✓ Lisa 1-2 tundi pärast lõppu koristuse jaoks
• ✓ Arvesta lisateenustega: Kui kaasad cateringi või dekoraatori, nad vajavad samuti aega
• ✓ Kontrolli üleajatasusid: Kui üritus kestab kauem, kui suur on lisatasu?

Viga, mida tehakse: “Me broneerime ruumi kl 18-22, üritus on 18:30-21:30.”

Parem: “Me vajame ruumi 16:00-23:00, üritus on 18:30-21:30, seade ja koristus kaasa arvatud.”

Tartu Ülikooli sündmusturismi ja projektijuhtimise alased uuringud näitavad, et ajaplaneerimise alahindamine on üks sagedasemaid ebaõnnestumise põhjuseid, eriti ettevalmistuse ja järeltegevuste puhul. See peegeldab ka tunnustatud teaduslikku nähtust „planning fallacy“, kus planeeritav aeg ja kulud kipuvad olema süsteemselt alahinnatud võrreldes tegeliku ajakasutusega

Sarnaseid eelarve- ja ajaplaneerimise vigu käsitleme ka pulmade kontekstis: Pulmade korraldamine Eestis: samm-sammuline juhend 2026.

Viga #7: Ainult hinna järgi otsustamine

Kõige odavam variant on harva parim variant.

Miks hind ei ole kõik

Madal rendihind võib varjata:

• Halb asukoht (külaliste transport läheb kalliks)
• Puuduv tehnika (rentimine eraldi maksab rohkem)
• Kehv seisukord (negatiivne mulje külalistele)
• Ebaprofessionaalne teenindus (stress ürituse päeval)

Kuidas hinnata tegelikku väärtust:

Aspekt	Odav variant (€200/päev)	Premium variant (€500/päev)	Tegelik erinevus
Baasrent	€200	€500	+€300
Tehnika rent	+€150	Kaasas	-€150
Koristus	+€100	Kaasas	-€100
Personal (tehnik)	+€120	Kaasas	-€120
Parkimine	+€0 (puudub)	Tasuta	-€50 transport
KOKKU	€570	€500	Premium on odavam!

Millele tähelepanu pöörata:

1. Arvuta kogu hind koos lisatasudega
2. Küsi, uuri klientide arvustusi – hind ei räägi kvaliteedist
3. Kontrolli, mis on hinna sees – täpne loetelu
4. Hinda ruumi väärtust külaliste seisukohast – kas nad tunnevad end hästi?

---

Praktiline kontrollnimekiri – Enne ürituse ruumide broneerimist

Mahutavus ja planeerimine:

• Olen välja selgitanud täpse külaliste arvu (+10% varu)
• Olen küsinud mahutavust minu planeeritava paigutuse jaoks (bankett/teater/kokteil)
• Olen saanud ruumiplaani ja visualiseerinud paigutust
• Olen külastanud ruumi füüsiliselt või vaadanud 360° tuuri

Hinnad ja kulud:

• Olen saanud kogu hinnakirja kirjalikult
• Tean, millised teenused on rendihinna sees
• Olen küsinud kõigi lisatasude (koristus, tehnika, personal) kohta
• Tean deposiidi suurust ja tagastamise tingimusi
• Tean üleajatasude suurust

Asukoht ja ligipääs:

• Olen kontrollinud parkimisvõimalusi
• Tean ühistranspordi ühendusi
• Olen veendunud, et ruum on ligipääsetav liikumispuudega inimestele
• Tean täpset aadressi ja sissepääsu asukohta

Tehnika ja varustus:

• Olen saanud täpse varustuse nimekirja
• Tean, millised kaablid/adapterid pean ise kaasa võtma
• Olen küsinud tehniku teenuste vajaduse ja hinna kohta
• Saan teha tehnilise proovi enne üritust

Leping ja tingimused:

• Olen lepingu täielikult läbi lugenud
• Tean tühistamistingimusi ja deposiidi tagastamise regleid
• Tean kasutuspiiranguid (müra, dekoratsioonid, alkohol)
• Olen selgitanud välja vastutuse kahjude korral

Ajakava:

• Olen planeerinud 2-3 tundi seade aega
• Olen planeerinud 1-2 tundi koristuse aega
• Tean, kui palju varem saan ruumi sisse minna
• Tean, millal pean ruumi hiljemalt vabastama

Lisateenused:

• Olen küsinud catering-võimaluste kohta (enda toidu toomine vs kohustuslik partner)
• Tean WiFi olemasolu ja maksumust
• Olen küsinud garderoobi/hoiuruumi kohta
• Tean WC-de arvu ja asukohta

Kui otsid ruumi lapse sünnipäevaks, tasub tutvuda ka juhendiga 👉 Laste peoruumi rent: hinnad ja ohutustingimused 2026.

---

Kuidas leida üritusruum ilma kallite vigadeta?

Nagu nägid, tekivad kõige kallimad vead tavaliselt siis, kui info on puudulik või killustunud. Kui ruumi tehnilised võimalused, lisakulud või tingimused selguvad alles pärast broneerimist, on kahju juba tehtud.

Sageli algab otsing Google’ist, jätkub Facebooki gruppides, tuttavate soovitustes ja hotellide eraldi kodulehtedel. Tulemuseks on kümned avatud vahelehed ja keeruline võrdlus.

Et vältida neid tüüpilisi eksimusi, tasub kasutada platvormi, kus info on koondatud ja võrreldav.

eventi.ee on Eesti suurim ürituskohtade platvorm, kust leiad:

• 1800+ ürituskohta üle Eesti
• mugavad filtrid asukoha, mahutavuse ja tüübi järgi
• detailse info ruumi võimaluste ja tingimuste kohta
• ausad fotod ja kirjeldused
• paigad pulmadeks, seminarideks, firmapidudeks ja sünnipäevadeks

Kui saad võrrelda ruume läbipaistvalt ja näed kohe põhiinfot, väheneb risk teha kiirustades või puuduliku info põhjal otsus.

Üritusruumi rent ei pea olema stressirohke ega riskantne.

---

Kokkuvõte: Kuidas vältida kalleid vigu

Üritusruumi valimine pole ainult hinna ja mahutavuse küsimus – see on investeering ürituse õnnestumisse. Seitse kõige levinumat viga, mida korraldajad teevad:

1. Mahutavuse alahindamine – arvesta seadeteks kuluvat ala, lisa 10-15% varu
2. Lisatasude mitte küsimine – küsi kogu hinnakiri kirjalikult
3. Asukoha ignoreerimine – kontrolli parkimist, ühistransporti, ligipääsu
4. Tehnika eeldamine – küsi täpset varustuse nimekirja ja lisatasusid
5. Lepingutingimuste mitte lugemine – kontrolli tühistamist, vastutust, piiranguid
6. Ajakava alahindamine – planeeri sisseseadmine (2-3h) ja koristus (1-2h)
7. Ainult hinna järgi otsustamine – arvuta kogu hind koos lisatasudega

Parim nõuanne: Kasuta kontrollnimekirja, külasta ruumi enne broneerimist ja küsi kõik küsimused juba enne lepingu allkirjastamist. Viis minutit täiendavat planeerimist võib säästa tuhandeid eurosid ja tunde stressi.

👉 Alusta otsingut üle 1,800+ kontrollitud ruumi seast

---

Korduma kippuvad küsimused (FAQ)

Kui palju varem peaksin üritusruumi broneerima?

Sõltub ürituse suurusest ja hooajast. Suured üritused (pulmad, konverentsid) tuleks broneerida 6-12 kuud ette, eriti suveperioodil. Väiksemad koosviibimised ja koosolekud on tavaliselt võimalik broneerida 4-8 nädalat ette. Populaarsed ruumid võivad olla broneeritud ette ka aasta.

Kas saan üritusruumi enne broneerimist külastada?

Absoluutselt! Enamusel ruumiomanikest on hea meel näidata ruumi potentsiaalsele kliendile. Soovitame alati külastada ruumi füüsiliselt enne suure summa eest broneerimist. See aitab vältida ebameeldivaid üllatusi.

Mida teha, kui üritus kestab planeeritust kauem?

Kontrolli juba lepingus, mis on üleajatasu suurus (tavaliselt 50-100% tavahinnast tunni kohta). Võimalusel, broneeri juba alguses 1-2 tundi rohkem, kui arvad vajavat – see on odavam kui viimasel hetkel pikendamine.

Kas ma pean ise ruumi pärast üritust koristama?

Sõltub lepingutingimustest. Mõned ruumid nõuavad, et jätaksid ruumi samasse seisundisse (st kokkupanek ja koristus); teised pakuvad lõppkoristust lisatasu eest. Kontrolli alati lepingust.

Kas saan tuua oma catering’i?

See sõltub ruumist. Mõned ruumid lubavad oma catering’i, teised nõuavad koostööd nende partneriga. Kui catering on oluline osa eelarvest, kontrolli seda tingimust juba enne broneerimist.

Mis juhtub, kui pean ürituse tühistama?

Tühistamistingimused on lepingus märgitud. Tavaliselt kehtib järgmine loogika:

• Rohkem kui 30 päeva ette: deposiit tagastatakse täielikult või osaliselt
• 14-30 päeva ette: 50% deposiidist jääb ruumile
• Vähem kui 14 päeva: deposiiti ei tagastata

Täpsed tingimused varieeruvad ruumiti, seega kontrolli alati lepingut.

Kuidas arvutada, mitu inimest ruumi tegelikult mahub?

Küsi ruumi omanikult mahutavust sinu planeeritava paigutuse jaoks:

• Teatri stiil (toolid ridades): kõige rohkem inimesi
• Klassiruumi stiil (lauad + toolid ridades): ~60-70% teatrist
• Bankett stiil (ümarlauad): ~50-60% teatrist
• Kokteil stiil (seistes): ~80% teatrist

Lisa alati 10-15% varu – inimesed vajavad liikumisruumi!

Kas üritusruum sisaldab alati tehnikat?

Ei, see on üks levinumaid eksimusi. Paljud ruumid pakuvad baastehnikat (projektor, mikrofon) lisatasu eest või tehniku teenusega. Küsi alati täpne varustuse nimekiri ja hinnad.